Логотип фирмы Аудит
бухгалтерские услуги по удалёно в Кирове 10.04.2020

Бухгалтерские услуги на карантине, или Как мы организовали работу на удаленке

Сейчас про «удаленку» не пишет только ленивый. Теории и красивых рассказов о том как это здорово - много, а вот практического опыта мало. Поделимся своим, реальным опытом, полученным нами в период вынужденной работы в удаленном режиме.
Мы – аудиторская, бухгалтерская, юридическая компания. Наши бухгалтерские услуги получают более 200 клиентов, более 40 - на аудите, на юридических услугах - не сосчитать, постоянных около 50, разовых очень много. Сотрудников более 30 человек.
К удаленке мы готовились. Уже давно все бухгалтерские базы были перенесены в облако, соответственно доступ к ним у бухгалтеров есть из любого места. У всех сотрудников есть служебные смартфоны - значит есть аккаунты в Гугл. Все это было и до эпидемии. Также у нас уже были созданы группы в Вайбере для общения между сотрудниками.
Вот что мы сделали в марте, когда стало ясно, что карантин точно будет, но было ещё не ясно, когда он начнётся:
1. Все сотрудники создали файлы, куда занесли свои клиентские контакты, порядок работы с клиентами, пароли доступа, и прочую существенную информацию. Эти файлы мы выложили на облако. Так мы создали резерв нашей CRM, которая работает только в офисе.
2. На служебные компьютеры была установлена программа Гугл-синхронизация, в результате чего доступ к файлам с рабочих машин был обеспечен из любого места.
3. Офисную АТС настроили так, чтобы можно было быстро перевести все входящие звонки на сотовые сотрудников.
4. Обучили всех сотрудников как установить на домашние компы весь необходимый софт для доступа к облаку, рабочей почте и файлам в Гугл.
5. Выдали всем логины-пароли для доступа в облако, к Гугл, к рабочей почте.
Карантин объявили через 2 дня после того, как мы все это сделали.
Итог: все сотрудники спокойно продолжили работу из дома, некоторые клиенты даже не сразу это поняли. Конечно, не обошлось без шероховатостей и накладок, но их устранили довольно быстро. Да, нам не хватает живого общения и первую неделю не было доступа к бумажным документам.
А когда в области режим карантина ослабили, мы разрешили сотрудникам выход в офис за документами. Но! Весь коллектив был разделен на 2 части: первая имеет право приходить в офис строго в четные дни, а вторая - в нечетные. Так мы обеспечиваем гарантию того, что в крайнем случае на карантин закроют только половину коллектива.
И еще: в первый же день карантина мы создали сообщество в Вайбере, куда пригласили всех клиентов, и оперативно стали выкладывать информацию по изменениям законодательства, рекомендации различных служб, отвечали на вопросы клиентов и т. д. Так мы заменили живое общение и дали клиентам ощущение, что мы всегда рядом и всегда на связи. И это на самом деле так и есть.